Kelola Penataan Arsip, Strategi DKPP Nganjuk Rapikan Penyimpanan Arisp Secara Terorganisir

SURYA.CO.ID, NGANJUK - kegiatan tersebut dapat menambah ilmu para pegawai Dinas KPP dalam penataan dan penyusunan arsip. Kabupaten Nganjuk gelar bimbingan teknis Penataan dan Penyusunan Arsip. Hal itu sebagai upaya perbaikan pendataan dan penataan dokumen secara tertib untuk memudahkan penyimpanan dalam pengarsipan.

Kepala Bidang Perikanan DKPP Kabupaten Nganjuk, Novi Eka Fatmawati mengatakan, pihaknya berharap dengan terselenggaranya kegiatan tersebut dapat menambah ilmu para pegawai Dinas KPP dalam penataan dan penyusunan arsip. Sehingga arsip-arsip yang ada di Dinas KPP dapat tertata rapi dan terorganisir dengan baik.

"Semoga dengan kegiatan tersebut Dinas KPP semakin teratur arsipnya, semakin baik mulai dari bidang sekretariat, bidang ketahanan pangan hingga bidang perikanan," kata Novi Eka Fatmawati, Senin (18/12/2023).

Sementara Arsiparis Madya Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arpus) Nganjuk, Damari mengatakan, arsip merupakan hal yang sangat penting dan harus disimpan rapi sesuai dengan klasifikasinya. Kearsipan saat ini menjadi barang yang banyak dicari.

"Kita sejak dilahirkan sampai dengan akhir hayat menghasilkan arsip mulai dari akta kelahiran, ijazah, Kartu Tanda Penduduk, hingga akta kematian," kata Damari.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan sendiri, dikatakan Damari, tertuang dalam pasal 3 UU 43 Tahun 2009. Di mana di dalamnya menjamin terciptanya arsip yang baik dan benar, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya.

Juga menjamin terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan rakyat, menjamin keamanan dan keselamatan arsip, menjamin keselamatan aset negara, serta menjamin peningkatan kualitas pelayanan publik.

Sedangkan fungsi arsip yang tertata rapi, tambah Damari, yakni untuk perencanaan, pelayanan publik, alat bukti pertanggungjawaban, perlindungan batas wilayah, penyelamatan aset, serta memori organisasi. "Arsip itu pada kondisi tertentu menjadi pembela kita. Mengelola kearsipan membutuhkan keuletan, kesabaran, ketelitian," ucap Damari.

Dalam penataan arsip, menurut Damari, ada ruang lingkup pengelolaannya yang meliputi arsip dinamis dan arsip statis.

Ruang lingkup pengelolaan arsip negara arsip dinamis (arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif) yang digunakan secara terus menerus dan menjadi tanggungjawab pencipta arsip. Kemudian ada arsip statis menjadi tanggungjawab lembaga kearsipan ANRI, ARDAPROV, ARDAKAB/KOT, APT.

"Kemudian juga ada instrumen wajib pengelolaan arsip dinamis empat pilar yang meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip (JRA), sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, keempatnya harus sinergi dan terintegrasi," kata Damari.

"Penataan arsip aktif sering disebut dengan istilah penataan berkas (filling system) ada 5 sistem penataan berkas yaitu berdasarkan abjad, berdasarkan angka, berdasarkan wilayah, berdasarkan masalah, berdasarkan urutan tanggal," tambahnya.

Penataan arsip, imbuh Damari, juga harus sesuai dengan prosedur penataan berkas, mulai dari tahap pemeriksaan, menentukan indeks/judul/title, memberikan kode sesuai dengan klasifikasinya, menempatkan arsip pada folder, meletakkan folder pada filling cabinet, dibuat daftar berkas.

Sedangkan untuk penyusutan arsip, tambah Damari, merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

Dan itu dibagi menjadi 3 poin, yaitu pemindahan (dipindahkan dari perangkat daerah satu ke perangkat daerah lain), pemusnahan (dilakukan pada arsip yang tidak memiliki nilai guna disesuaikan dengan tingkat kepentingan/urgently), dan penyerahan (dari perangkat daerah yang menjadi arsip statis diserahkan ke lembaga kearsipan).

"Untuk menyusutkan arsip harus ada daftar arsip aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Penentuan tindakan penyusutan arsip tersebut juga harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan arsip itu sendiri. Misalnya, pemusnahan arsip, ini bisa dilakukan jika arsip tersebut sudah tidak memiliki nilai guna lagi," tutur Damari. *****