Kantor Imigrasi Kelas I TPI Tanjung Perak Musnahkan Ratusan Ribu Dokumen Keimigrasian, Ini Tujuannya

SURYA.CO.ID, SURABAYA - Sebanyak 129.149 arsip dokumen keimigrasian Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Tanjung Perak dimusnahkan dengan cara dicacah, Kamis (17/11/2022). 

Bertempat di Aula Lantai 2, kegiatan tersebut disaksikan langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Perwakilan Kanwil Kemenkumham Jatim.

Kepala Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Tanjung Perak, Indra Bangsawan mengatakan, berkas yang dihancurkan terdiri dari Berkas Permohonan Paspor sampai Perpanjangan Izin Tinggal di Republik Indonesia dari tahun 2012 hingga 2018.

"Ini adalah upaya dalam bentuk efisiensi. Kalau tak dimusnahkan, maka tidak akan efektif lagi. Justru semakin menambah jumlah berkas dan ruang yang ada untuk menyimpan," ujarnya.

Dirinya menambahkan, pemusnahan tersebut tentunya dengan standar yang sudah diatur dalam peraturan undang-undang tentang kearsipan.

Sebelum dimusnahkan, lanjut Indra, pihaknya terlebih dahulu melakukan pendataan lalu dikonversi menjadi arsip digital.

"Kami ada database terkait dengan data data mereka. Karena memang arsip fisiknya sudah tidak aktif, sehingga bisa dilakukan pemusnahan, dengan meminta izin kepada ANRI," tegasnya.

"Arsip digital sudah kami lakukan di Kemenkumham, khususnya di kantor imigrasi. Database para pemohon kami simpan dalam arsip digital. Apalagi ini menyangkut data-data WNI dan WNA. Jadi harus berhati-hati dalam pelaksanaan pemusnahan arsip serta sesuai aturan yang berlaku," tuntasnya.

Di tempat yang sama, Direktur Akuisisi ANRI, Wawan menambahkan, pemusnahan arsip milik negara adalah bagian dari proses penyelamatan.

Menurutnya, pemusnahan arsip milik negara dilakukan apabila sudah tidak digunakan lagi.

"Berdasarkan regulasi yang ditetapkan oleh menteri, apabila sudah habis retensinya dan berketerangan musnah dan tidak berkaitan dengan peraturan perundang undangan yang melarang pemusnahan, serta tidak dalam proses penegakan hukum, maka harus segera dimusnahkan," ucapnya.

Kalau tidak dimusnahkan, lanjut Wawan, disamping nilai ekonomis bermasalah, dikhawatirkan akan jatuh kepada orang orang yang tidak diinginkan

Berkaitan dengan arsip digital di era modern, informasi dalam bentuk digital masih dikelola oleh masing-masing entitas organisasi. Dan yang terpenting, tidak keluar dan tidak bocor dari jangkauan orang lain.

"Pemusnahan sendiri tergantung dari jadwal retensi arsip yang ditetapkan oleh masing-masing kementerian lembaga. Ada yang dua sampai lima tahun, bahkan sepuluh tahun lebih. Tergantung sampai mana arsip itu bisa digunakan," terangnya.

Menurut Wawan, arsip mempunyai dua nilai guna, yakni nilai guna primer masih digunakan dalam kegiatan administrasi, dan nilai kesejarahan. 

"Ketika sudah tidak memiliki nilai guna primer, maka dilakukan penilaian apakah memiliki nilai sekunder yang harus diserahkan ke negara sebagai arsip nasional," paparnya.

"Kalau sudah tidak memiliki dua nilai guna tersebut maka direkomendasikan untuk musnah," tutupnya