Breaking News:

Berita Malang Raya

Pemkot Batu Lakukan Digitalisasi Arsip-arsip Desa

Pemkot Batu berencana melakukan digitalisasi arsip-arsip desa untuk melindungi data-data desa agar tak mudah rusak.

surabaya.tribunnews.com/benni indo
Perpustakaan Kota Batu yang terbuka untuk umum. Dinas terkait melakukan digitalisasi arsip yang dimiliki oleh Pemerintah Desa. 

SURYA.co.id | BATU – Sebagai sumber rujukan informasi penting, arsip perlu dilindungi. Apalagi arsip yang berbentuk kertas. Agar arsip-arsip dapat terawat dengan baik, Pemerintah Kota Batu mewacanakan digitalisasi arsip.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu, Erwan Pujo Fiatno mengatakan, alih media diprakarsai oleh Bidang Arsip yang kemudian ditawarkan ke pemerintah desa. Tawaran itu disambut baik oleh pemerintah desa. Alih media dilakukan pada dokumen statis milik desa seperti letter C tanah, buku kerawangan, serta ada dokumen P2.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) akan mengoleksi arsip yang akan didigitalkan. Alih media dilakukan dengan pemindaian arsip dalam format digital. Digitalisasi dokumen untuk melindungi arsip sekaligus data desa.

Sampai saat ini ada empat desa yang telah dilakukan alih media arsip, yakni Desa Beji, Junrejo, Tulungrejo, dan Oro-oro Ombo. Arsip tertua dimiliki Desa Oro-oro Ombo yang diterbitkan pada 1954. Sedangkan dokumen P2 hanya dimiliki Desa Tulungrejo.

Desa Tulungrejo memiliki dokumen statis paling banyak berjumlah 78 jilid, yang terdiri dari dokumen P2, buku kerawang dan letter C tanah. Sedangkan di desa lain berkisar 1 hingga 2 buah dokumen statis.

"Alih media untuk memelihara dokumen. Seperti letter C yang mudah rusak karena sering dibuka. Maka perlu dicadangkan untuk menghindari penyalahgunaan data," ujar Erwan, Minggu (13/9/2020).

Di lapangan, petugas menghadapi kendala kendala melakukan alih media pada data-data yang sudah lapuk karena dimakan waktu.

Data lapuk sulit terbaca dan sedikit mengganggu proses alih media. Arsiparis mengatasi persoalan itu dengan menghimpun keterangan dari tokoh-tokoh masyarakat desa untuk melengkapi naskah yang hilang dalam dokumen.

"Kalau sudah lapuk, apalagi sering dibuka, maka tampilannya kusut. Ada beberapa bagian yang tak terbaca karena hilang huruf maka kami gali informasi dari tokoh-tokoh desa," tutur Erwan.

Setelah arsip dialihkan dalam format digital, selanjutnya diterbitkan berita acara yang ditandatangani Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu serta pihak yang diberi kewenangan untuk mengakses data tersebut. Sesuai permintaan Pemdes, akses keamanan dokumen desa hanya diberikan kepada Kades, Sekdes dan kaur umum.

"Arsip disimpan di  LKD dan Pemdes. Serta dibubuhkan tanda atas nama desa masing-masing pada arsip digital," tutur dia. 

Penulis: Benni Indo
Editor: Eben Haezer Panca
Ikuti kami di
KOMENTAR

BERITA TERKINI

© 2020 TRIBUNnews.com Network,a subsidiary of KG Media.
All Right Reserved