Jangan Sembarang Membuang, Bisa Meradang Jika Arsip Ditimbang

Wajah pemateri Bimbingan Teknis Manajemen Kearsipan Perguruan Tinggi di Aula Semeru STIE Widya Gama Lumajang, Rabu (11/3/2020) langsung meradang. Ia penuh emosional dan menunjukkan kekecewaan yang sangat dalam ketika arsip penting ada di loakan.

“Saya sungguh tidak terima ketika menemukan arsip atau lembaran dokumen di tempat timbangan barang bekas,” kata pemateri itu dengan mimik serius. Narasumber itu adalah Agus Santoso, Kepala Subbagian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia ITS.

Lantas Agus mengungkapkan pengalamannya. “Suatu ketika saya menemukan arsip seorang guru besar dalam beberapa lembar kertas yang menjadi bungkus bumbu dapur,” ungkapnya miris. Dalam lembaran itu, jelas tertera nama lengkap, nomor kontak, dan besaran gaji yang diperoleh setiap bulan serta tertulis tanggal lembaran tercetak.

Ia mengungkapkan, semestinya itu tidak boleh terjadi. Dengan lembaran itu tersebar, maka akan sangat rentan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Selain itu, dari durasi waktunya, arsip lembaran yang berserakan itu belum waktunya dimusnahkan.

Bagi orang lain, arsip berupa kertas-kertas itu hanya dianggap bekas. Agus mengingatkan, kertas-kertas itu tetap harus disimpan hingga saatnya boleh dimusnahkan sesuai dengan ketentuan.

Di depan para peserta, ia mengharapkan semua lembaga baik pemerintah maupun swasta tidak menggampangkan urusan arsip. Arsip pada dasarnya adalah bukti autentik yang wajib dipertanggungjawabkan meskipun itu hanya selembar kertas dan berisi undangan acara dan sejenisnya.

“Ada tata cara penyimpanan dan pemusnahan yang perlu dipatuhi. Ada waktu kapan dimusnahkan dan dengan cara apa,” tandasnya.

Agus diundang oleh Perpustakaan STIE Widya Gama Lumajang guna memberikan bekal kepada jajaran struktural dan karyawan kampus. Keberadaan pengelolaan arsip yang baik akan menjadi salah satu pendukung penentu dalam pengambilan keputusan.

“Ini sebagai salah satu ikhtiar untuk mengelola arsip menjadi lebih baik,” kata Ninik Lukiana, Wakil Ketua II STIE Widya Gama Lumajang dalam sambutan pembukaannya.

Zainul Hidayat
Kepala UPT Humas dan Publikasi
Dosen Program Studi Manajemen
STIE Widya Gama Lumajang
zd4y4t@gmail.com